Archiwizacja dokumentacji medycznej – poprawne przechowywanie i niszczenie

archiwizacja dokumentów

Informacje medyczne na temat pacjenta to jeden z najbardziej poufnych rodzajów dokumentacji. Nawet podczas wizyt na Szpitalnym Oddziale Ratunkowym jesteśmy zobowiązani podać dane osoby, która jest uprawniona do uzyskiwania informacji na temat naszego stanu zdrowia. Bez tego może się dowiedzieć o nim jedynie najbliższa rodzina. Instytucje, które gromadzą dokumentację medyczną, muszą dołożyć wszelkich starań, by była ona należycie zabezpieczona. Niejednokrotnie jakość prowadzonej dokumentacji może zadecydować o czyimś zdrowiu lub życiu. W dodatku na podstawie tego typu dokumentacji podejmowane są decyzje dotyczące stwierdzenia niezdolności do pracy, a co za tym idzie – przyznawania renty i innych świadczeń. Przepisy wobec placówek ochrony zdrowia są w kontekście zabezpieczania dokumentacji medycznej dość surowe. Jak to wygląda w praktyce? Jak przechowywać dokumentację medyczną zgodnie z prawem i wymogami technicznymi?

Przechowywanie dokumentacji medycznej. Jak długo i w jaki sposób to robić?

Czas konieczności przechowywania dokumentacji medycznej zależy od samego charakteru dokumentu – zazwyczaj jest to okres 20 lat. Zachodzi jednak kilka przypadków, w ramach których reguła ta ulega zmianie:

  • dokumentacja medyczna dotycząca zgonu pacjenta w wyniku zatrucia lub uszkodzenia ciała przechowywana jest przez 30 lat;
  • dokumentacja medyczna dotycząca krwi i jej składników przechowywana jest przez 30 lat;
  • zdjęcia RTG przechowywane są przez 10 lat;
  • skierowania i zalecenia lekarskie muszą być przechowywane przez 5 lat. Niezrealizowane skierowania lekarskie – przez 2 lata;
  • dokumentacja medyczna dzieci przechowywana jest przez 22 lata, jeśli w czasie korzystania z opieki zdrowotnej dziecko nie ma ukończonych 2 lat;

Jak więc widać, przechowywanie dokumentacji medycznej, do którego zobowiązane są placówki ochrony zdrowia, to zadanie bardzo wymagające i obciążone wieloma różnorodnymi wymogami. W związku z tym, że dokumentacja przechowywana jest przez bardzo długi czas, ilość dokumentów, które w ten sposób powstają, jest niebagatelna. Należy zapewnić im miejsce – jednak nie byle jakie, musi spełniać odpowiednie kryteria określone polskim prawem.   Do najważniejszych wymogów należą:

  • konieczność dokładnego uporządkowania dokumentacji medycznej;
  • konieczność niezwłocznego wydania dokumentów medycznych, jeżeli zachodzi taka potrzeba;
  • konieczność odpowiedniego zabezpieczenia pomieszczenia, w którym dokumentacja medyczna się znajduje – tak, aby by nikt poza osobami uprawnionymi nie mógł się do niego dostać. 

Za nieodpowiednie przechowywanie dokumentacji medycznej lub uchybienia, które doprowadzą do ujawnienia danych wrażliwych, grożą poważne konsekwencje. Są to nie tylko kary finansowe, ale również odpowiedzialność karna, w ramach której przewidziana jest także kara pozbawienia wolności.

Przechowywanie, archiwizacja i niszczenie dokumentacji medycznej. Jak zrobić to dobrze?

Kierownik danej jednostki, która odpowiedzialna jest za gromadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej, jako osoba odpowiedzialna za jej stan, może zdecydować się na powierzenie jej firmie zewnętrznej. Jest to najprostszy i najbezpieczniejszy sposób na to, by dokumentacja przeniesiona do archiwum zewnętrznego nie zajmowała miejsca w danej placówce, a także była odpowiednio zabezpieczona. Dostęp do dokumentów w razie potrzeby jest niemal natychmiastowy, a ich niszczenie po upływie wymaganego okresu przechowywania, odbywa się w sposób zgodny z wszelkimi procedurami. Dla danej placówki, a ściślej rzecz ujmując – dla jej kierownika, to rozwiązanie najbezpieczniejsze i najbardziej praktyczne. Archiwum zewnętrzne to powierzenie wrażliwej dokumentacji specjalistom, dysponującym odpowiednim, spełniającym wszelkie normy miejscem przechowywania, a także odznaczających się wykształceniem, wiedzą i praktyką. To także uwolnienie dużej ilości miejsca, które dokumentacja taka zajmuje. 

Popularne wpisy

Social media

Jakich informacji szukasz?