fbpx

Archiwizacja dokumentów – obowiązek przedsiębiorcy, którego nie możesz lekceważyć

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej jest zajęciem bardzo wymagającym. I chociaż z jednej strony pozwala na to, by być szefem dla samego siebie, z drugiej jednak nakłada szereg obowiązków. W kolejce rzeczy do zapamiętania i zrealizowania jest między innymi archiwizacja dokumentów. Dlaczego jest to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy? Dlaczego nie wolno go bagatelizować, ani o nim zapominać? I dlaczego warto rozważyć zwrócenie się o pomoc do specjalistów w tym zakresie?

Przechowywanie dokumentów – o czym warto pamiętać?

W działalności gospodarczej dokumentacja musi być prowadzona w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami. Osoby odpowiedzialne za dokumentację w firmie mają za zadanie odpowiednio ją gromadzić, a także dbać o to, by była dobrze zabezpieczona. Muszą również wiedzieć, jak długo należy przechowywać konkretne dokumenty i w jaki sposób je zniszczyć, kiedy już upłynie ich ważność. Warto także, aby dostęp do nich był sprawny, nie nastręczał problemów i odbywał się w krótkim czasie. Wiedza z zakresu archiwizacji dokumentów musi być więc naprawdę szeroka. Należy także pamiętać o kwestiach rozliczeniowych, podatkowych, kadrowych i wielu innych, których efektem końcowym są dokumenty. 

Konieczność przechowywania dokumentów jest ściśle określona przez przepisy prawa, m.in. ustawą o rachunkowości. Zgodnie z nią dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat. Warto wiedzieć, że dopuszcza się przechowywanie ich na nośnikach elektronicznych, jednak musi istnieć możliwość wydruku. Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumenty związane z pracownikami, najlepiej przechowywać je przez cały okres, w którym może być konieczny dostęp do ich danych, nie krócej niż pięć lat. Warto także wiedzieć, iż istnieją dokumenty (przede wszystkim te związane z zatrudnianiem pracowników, na podstawie których kiedyś wyliczona zostanie np. ich emerytura, renta lub inne świadczenie), które muszą być przechowywane nawet przez kilkadziesiąt lat, a zaniedbanie tego obowiązku wiąże się z dotkliwymi karami. 

Bezwzględnie należy pamiętać również o ochronie danych osobowych i zgodności z wprowadzonym w życie w maju 2018 RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Łamanie przepisów z nim związanych może narazić przedsiębiorcę na kary sięgające niebotycznych kwot. Zgodnie z przepisami należy traktować dane osobowe z najwyższą starannością i nie udostępniać ich nikomu. Klienci muszą wyrazić zgodę na administrowanie informacjami na ich temat, jednak mogą wycofać ją w każdym momencie. Zarówno zgoda, jak i jej wycofanie, muszą być potwierdzone odpowiednim dokumentem. Trzeba się przez to liczyć z tym, że dokumentacja będzie się rozrastać w ekspresowym tempie, a przechowywać ją musimy latami. 

Jak uchronić się przed karami finansowymi za nieodpowiednio prowadzoną dokumentację firmy?

Aby prawidłowo archiwizować dokumenty potrzebna jest nam szeroka wiedza i doświadczenie. Są jednak rozwiązania, dzięki którym nie musimy spędzać wielu godzin studiując ustawy, a następnie obawiać się kontroli ze strony urzędu i kary za ewentualne nieprawidłowości. Jakie to sposoby? Najbezpieczniej będzie zlecić prace nad dokumentacją profesjonaliście: może to być archiwista zatrudniony w firmie i zajmujący się dokumentami w ramach swoich obowiązków pracowniczych. Jeśli jednak nie chcemy zatrudniać kolejnego pracownika, możemy archiwistę wynająć lub całościowo podjąć współpracę z archiwum zewnętrznym. Oddajemy wówczas obowiązek poprawnego prowadzenia dokumentacji w ręce profesjonalistów. Pod wieloma względami jest to bardzo wygodne, ale najważniejsze jest to, że możemy być spokojni o ewentualne urzędowe kontrole. Dzięki temu, że nad archiwizacją będzie czuwać osoba, która ma w tej dziedzinie rozległą wiedzę i praktykę (a także wykształcenie) możemy oszczędzić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, jeśli unikniemy kary finansowej za ewentualne uchybienia. 

Popularne wpisy

Social media