Zewnętrzne archiwum to doskonała opcja dla przedsiębiorców, którzy chcieliby, aby ich dokumentacja była prowadzona rzetelnie i profesjonalnie. Obowiązki, które ciążą na działalnościach w związku z tworzeniem dokumentacji, przekazywane są firmie zewnętrznej. Ma to swoje ogromne zalety, a także niesie ze sobą spore oszczędności – czasu, środków, pieniędzy oraz, co również ma niebagatelne znacznie, miejsca.

Na czym polega współpraca z archiwum zewnętrznym? Kto może z niego skorzystać?

Archiwum zewnętrzne zajmuje się przechowywaniem naszych firmowych dokumentów, a każde przedsiębiorstwo wytwarza ich ogromne ilości. Są związane ze sprawami kadrowymi i płacowymi, rozliczeniami, zamówieniami, podatkami, ochroną danych osobowych i wieloma innymi kwestiami. Aby ewentualna kontrola urzędowa nie spowodowała problemów w firmie, warto dokumentację prowadzić przejrzyście i zgodnie z przepisami. Część przedsiębiorców robi to samodzielnie, jednak trzeba się wówczas liczyć z dodatkowymi nakładami czasowymi lub finansowymi – a także ryzykiem popełnienia błędu, którego ewentualne konsekwencje mogą nas sporo kosztować (zarówno pieniędzy, jak i nerwów). Prowadzenie dokumentacji firmowej wymaga szerokiej wiedzy, systematyczności i sumienności, nie bez znaczenia jest też wykształcenie kierunkowe. Doświadczony archiwista wie, jak potraktować poszczególne dokumenty, jak długo je przechowywać, w jakich warunkach powinno się to odbywać i w jaki sposób je zabezpieczać. I właśnie tę wiedzę może wykorzystywać w pracy dla naszej firmy. Co ważne, w przypadku korzystania z archiwum zewnętrznego, dokumentacja firmy przechowywana jest poza siedzibą. Archiwum zewnętrzne na życzenie przedsiębiorcy udostępnia niezbędne dokumenty, zarówno drogą elektroniczną, jak i tradycyjnie, pocztą lub kurierem. Przedsiębiorca nie musi tworzyć nowego stanowiska pracy i martwić się o popełnienie błędów podczas archiwizacji. 

Czy przedsiębiorca oszczędza na archiwum zewnętrznym?

Jak możesz się domyślić, odpowiedź jest twierdząca. Jeśli bowiem decydujemy się na powierzenie naszej dokumentacji firmowej profesjonalistom, możemy liczyć na różnego rodzaju oszczędności, które z tego wynikają. Należą do nich przede wszystkim:

• Oszczędność czasu – nie musimy samodzielnie troszczyć się o to, by każdy dokument był na odpowiednim miejscu. Nie martwimy się również o to, żeby nauczyć się przepisów i na bieżąco śledzić zmiany w nim. Wiedzę (oraz praktykę!) dotyczącą prowadzenia dokumentacji będzie posiadać archiwista zewnętrzny. 
• Oszczędność miejsca – dokumentów w firmie przybywa z każdym kolejnym miesiącem i z każdym nowym pracownikiem. Kartki zapełniają segregatory, a segregatory zapełniają półki na regałach i szafki w biurkach. W przypadku archiwizacji dokumentów w archiwum zewnętrznym problem ten po prostu istnieje. Oszczędzamy dzięki temu sporo miejsca, a także mamy pewność, iż dokumentacja przechowywana jest w odpowiedni sposób. 
• Oszczędność pieniędzy – zatrudnienie osoby, która będzie zajmowała się firmową dokumentacją może okazać się znacznie bardziej kosztowne niż skorzystanie z usług zewnętrznego archiwum. Nowemu pracownikowi nie tylko trzeba wypłacić wynagrodzenie i ponieść wszystkie koszty z tym związane, ale wcześniej należy go jeszcze przeszkolić, a także zapewnić mu miejsce i odpowiednie narzędzia do pracy. Stworzenie nowego stanowiska może być czasochłonne i wymaga od przedsiębiorcy akceptacji kolejnych wydatków. Umowa z firmą zewnętrzną, która zajmie się archiwizacją dokumentów, odciąża właściciela przedsiębiorstwa z tych obowiązków. Dokumenty przechowywane są w sposób profesjonalny i zgodny z obecnie panującymi przepisami. 

Reasumując, oszczędności z archiwum zewnętrznego koncentrują się przede wszystkim na aspektach finansowych, ale jednocześnie wykraczają daleko poza nie. Korzystając z usługi przechowywania i archiwizowania dokumentów zyskujemy bowiem pewność, iż będzie to wykonane profesjonalnie i zgodnie z prawem.