Czym jest archiwum zewnętrzne i  komu jest potrzebne?

Archiwizacja dokumentów to jedno z najważniejszych, choć też i najbardziej czasochłonnych i wymagających zadań, które stoją przed każdym przedsiębiorcą. W zależności od wielkości firmy, zajmują się tym sami właściciele lub inne osoby, zatrudnione jako odpowiedzialne za tę czynność. Każda z tych opcji wymaga zaangażowania: albo czasowego, albo finansowego. Do tego dochodzi także utrzymanie wykwalifikowanego pracownika oraz koszty z tym związane. Przechowywanie dokumentów nie musi być jednak trudne i zajmować kolejnych metrów przestrzeni wypełnionej segregatorami i regałami, na które w naszym biurze po prostu może nie być miejsca. Jak więc sobie z tym poradzić? Warto rozważyć archiwum zewnętrzne i przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy. 

Archiwum - czy firma musi je mieć?

Przedsiębiorcy zobowiązani są przechowywać dokumenty przez czas określony przepisami prawa. Niestety, w większości jest to czas bardzo długi i wynosi od kilku do nawet kilkudziesięciu lat. W zależności od typu dokumentów i branży, w której działamy. W tym czasie może zmieniać się sytuacja naszego przedsiębiorstwa, zarówno kadrowa, jak i finansowa. Każdy kolejny miesiąc generuje nową, najczęściej pokaźną, stertę dokumentów, które wymagają odpowiedniego przechowywania. Do wszystkiego dochodzi fakt, że zdecydowana większość firm pracuje z danymi wrażliwymi, które powinny być odpowiednio chronione. Należą do nich przede wszystkim dane osobowe pracowników i kontrahentów (ale nie tylko). Obecne przepisy pozostają bezlitosne dla przedsiębiorców, którzy nie przestrzegają wszystkich wymagań, a kary za niekompletne lub niewłaściwie przechowywane dokumenty sięgają nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zdecydowanie mogą nadszarpnąć budżet firmy (a w skrajnych przypadkach doprowadzić nawet do jej upadku). O tym, jak wielkim stresem dla przedsiębiorcy jest każda kontrola urzędowa w firmie już nawet nie wspominając. Warto więc zrobić wszystko, aby stres ten zminimalizować. Prowadzić swoją dokumentację tak, by nie tylko była kompletna, ale również odpowiednio zabezpieczona. Dokonać można tego za pomocą współpracy z archiwum zewnętrznym, czyli miejscem, w którym przechowamy nasze firmowe dokumenty bezpiecznie i zgodnie z przepisami. Mając jednocześnie wygodny do nich dostęp.

Archiwum zewnętrze - do czego służy?

Archiwum zewnętrzne to miejsce, w którym mogą być przechowywane dokumenty firmy. Przedsiębiorca nie musi wówczas wygospodarowywać osobnego miejsca w swoim biurze i gromadzić kolejnych teczek i segregatorów. Co więcej, nie musi organizować dla dokumentacji odpowiednich zabezpieczeń i martwić się o to, że któregoś dnia wyciekną z jego firmy wrażliwe dane. Każdy z tych obowiązków realizuje archiwum zewnętrzne, które nie tylko sumiennie gromadzi dokumentację i przechowuje w uporządkowany sposób.  Również odpowiednio ją zabezpiecza. Ważnym aspektem przechowywania dokumentacji firmowej jest także prawidłowe niszczenie tych dokumentów, których zgodnie z prawem archiwizować już nie trzeba. Archiwum zewnętrzne zajmuje się profesjonalnym niszczeniem takiej dokumentacji i zapewnia przy tym całkowite bezpieczeństwo. Przedsiębiorca ponownie nie musi niepokoić się o wyciek danych wrażliwych i kar, które się z nimi wiążą. Warto w tym momencie podkreślić, iż świadomość społeczna i biznesowa dotycząca odpowiedniego niszczenia dokumentów jest coraz większa. Próby „zaoszczędzenia” na niej mogą skoczyć się nie tylko niepowodzeniem, ale i pociągnięciem do odpowiedzialności – tak finansowej, jak i karnej.

Dostęp do dokumentacji w archiwum zewnętrznym

Dokumenty przechowywane w archiwum zewnętrznym mogą być udostępniane firmie, która jest ich właścicielem. Możliwości technologiczne są na tyle duże, że przedsiębiorca ma do nich dostęp w zasadzie od razu dzięki poczcie elektronicznej. Jeśli natomiast potrzebne są oryginały, mogą one ostać dostarczone za pomocą przesyłki kurierskiej lub pocztowej. W praktyce oznacza to więc, iż wszystkie nasze firmowe dokumenty przechowywane są zgodnie z prawem, w odpowiednich warunkach (dotyczących m.in. poziomu wilgotności w pomieszczeniach czy ich metrażu). Mogą być także archiwizowane i udostępnione w formie elektronicznej na nasze życzenie, a także, w razie potrzeby, szybko przesłane w oryginale. A wszystko to przy zachowaniu wszelkich wymogów ustawowych oraz przy ogromnej oszczędności czasu i pieniędzy. 

Popularne wpisy

Social media

Jakich informacji szukasz?