Przedsiębiorcy zobowiązani są przechowywać dokumenty przez czas określony przepisami prawa. Niestety, w większości jest to czas bardzo długi i wynosi od kilku do nawet kilkudziesięciu lat. W zależności od typu dokumentów i branży, w której działamy. W tym czasie może zmieniać się sytuacja naszego przedsiębiorstwa, zarówno kadrowa, jak i finansowa. Każdy kolejny miesiąc generuje nową, najczęściej pokaźną, stertę dokumentów, które wymagają odpowiedniego przechowywania. Do wszystkiego dochodzi fakt, że zdecydowana większość firm pracuje z danymi wrażliwymi, które powinny być odpowiednio chronione. Należą do nich przede wszystkim dane osobowe pracowników i kontrahentów (ale nie tylko). Obecne przepisy pozostają bezlitosne dla przedsiębiorców, którzy nie przestrzegają wszystkich wymagań, a kary za niekompletne lub niewłaściwie przechowywane dokumenty sięgają nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zdecydowanie mogą nadszarpnąć budżet firmy (a w skrajnych przypadkach doprowadzić nawet do jej upadku). O tym, jak wielkim stresem dla przedsiębiorcy jest każda kontrola urzędowa w firmie już nawet nie wspominając. Warto więc zrobić wszystko, aby stres ten zminimalizować. Prowadzić swoją dokumentację tak, by nie tylko była kompletna, ale również odpowiednio zabezpieczona. Dokonać można tego za pomocą współpracy z archiwum zewnętrznym, czyli miejscem, w którym przechowamy nasze firmowe dokumenty bezpiecznie i zgodnie z przepisami. Mając jednocześnie wygodny do nich dostęp.