fbpx

Jak archiwizować dokumenty księgowe? Poznaj najważniejsze zasady, wytyczne i pułapki, które czyhają na przedsiębiorców

archiwizacja dokumentów

Przed kontrolami skarbowymi drży większość przedsiębiorców i jest to strach jak najbardziej uzasadniony. Prowadzenie firmy nie należy do łatwych zadań, a skrupulatne dbanie o to, by każdy dokument miał swoje właściwe miejsce jest bardzo ważne. A w przypadku dokumentów księgowych być może jeszcze ważniejsze. Dlaczego? Bo przechowywać trzeba je przez odpowiedni czas i w odpowiedni sposób oraz, co chyba jeszcze istotniejsze, muszą być bezproblemowo dostępne w razie kontroli. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych leży więc w najlepszym interesie każdego przedsiębiorcy. O czym musimy pamiętać, chcąc zrobić to poprawnie i bezpiecznie? Czy jest jakiś sposób, aby nie generować tym samym dodatkowych kosztów prowadzenia działalności? Koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem i poznaj odpowiedzi na wszystkie te pytania.

Gdzie i jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Przedsiębiorca może zdecydować się na samodzielne przechowywanie dokumentacji księgowej firmy – zostają one wówczas pod wskazanym przez niego adresem i to dane przedsiębiorstwo musi zadbać o to, by były przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem. Drugą możliwością jest zlecenie przechowywania firmie zewnętrznej: może zająć się tym zarówno biuro rachunkowe (chociaż tylko część ma w swojej ofercie taką usługę; dodatkowo wiele z nich i tak każe odbierać dokumenty po zakończeniu roku kalendarzowego) jak i profesjonalne archiwum zewnętrzne. Jednak jeśli dokumenty księgowe są przechowywane poza siedzibą firmy, powinniśmy ten fakt zgłosić do właściwego urzędu skarbowego. Mamy na to 15 dni od momentu, w którym wydaliśmy dokumentację księgową naszej firmy zewnętrznemu podmiotowi. Oczywiście niezwykle istotne jest to, by w razie ewentualnej kontroli skarbowej, komplet dokumentów był dostępny do wglądu. Od inspektorów prowadzących czynności skarbowe będzie zależało, czy dokumenty powinniśmy zorganizować w oryginale, czy też wystarczająca będzie forma elektroniczna. 

Znakomitą większość dokumentów powinniśmy przechowywać przez pięć lat od daty ich stworzenia. Należą do nich m.in. roczne sprawozdania finansowe, karty wynagrodzeń pracowników, księgi rachunkowe, dowody księgowe (zarówno dotyczące sprzedaży, jak i sytuacji finansowej firmy), czy dokumenty inwentaryzacyjne. Do niedawna zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należało przechowywać bezterminowo – obecnie przepisy się zmieniły, tego typu dokumenty również zatrzymujemy na pięć lat. Wyjątkiem w zakresie czasu przechowywania dokumentów są te, które dotyczą rękojmi lub gwarancji. Należy zostawić je w firmie na rok od momentu upływu rękojmi lub realizacji gwarancji. 

Archiwizacja dokumentów księgowych – jak to zrobić poprawnie?

Odpowiednie archiwizowanie dokumentów księgowych znacznie ułatwi przejście przez ewentualną kontrolę skarbową, pozwoli też uniknąć ewentualnych kar za ich nieodpowiednie przechowywanie. Warto więc pamiętać o kilku kwestiach:

  • powinniśmy przechowywać dokumenty (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) w odpowiednim miejscu, do którego nie mają dostępu osoby niepowołane,
  • dokumenty powinne być przechowywane w miejscu zabezpieczonym przed zniszczeniem,
  • zachowaj swobodny dostęp do dokumentów na potrzeby kontroli skarbowej
  • w dokumentacji miej o porządek, podział na okresy rozliczeniowe, a całość zabezpiecz przed zgubieniem lub zniszczeniem,
  • w przypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej należy także zadbać o to, by nie można było dokonać zmian w ich treści w niekontrolowany sposób (muszą być zgodne ze stanem faktycznym).

Profesjonalne archiwum zewnętrzne, które zajmuje się także przechowywaniem dokumentów księgowych, może wyręczyć przedsiębiorcę z tego niełatwego, kosztownego i, niejednokrotnie, niewdzięcznego obowiązku. Dokumenty są wówczas bezpieczne, odpowiednio przechowywane, a w razie kontroli skarbowej – niezwłocznie udostępniane inspektorowi w uporządkowany sposób. 

Popularne wpisy

Social media