Piętrzące się stosy dokumentów, których przybywa z każdym miesiącem i widmo urzędowej kontroli to zestaw, który przysparza stresu każdemu przedsiębiorcy. By zyskać pewność, że firmowa dokumentacja jest odpowiednio archiwizowana, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zatrudnienie pracownika na etacie archiwisty. Generuje to jednak dodatkowe, niemałe przecież, koszty, wymaga stworzenia i wyposażenia stanowiska pracy, a dodatkowo z każdym miesiącem zabiera coraz większą przestrzeń biura. Nie bez znaczenia jest też fakt, iż archiwistów z wykształceniem i niezbędnym do skutecznego wykonywania obowiązków na rynku po prostu brakuje – i nic nie wskazuje na to, aby sytuacja ta miała się w najbliższych latach zmienić. A dokumenty do archiwizacji gdzieś przecież trzeba przechowywać, w odpowiednich warunkach i przez wymagany prawem czas. Czy więc archiwista do wynajęcia to rozwiązanie bolączek dotyczących archiwizowania dokumentów firmowych?

Czym się zajmuje archiwista?

Archiwista jest odpowiedzialny za prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych, a jego praca jest dla przedsiębiorstwa niezwykle istotna. Przepisy prawa jednoznacznie podchodzą do kwestii przechowywania dokumentów: dane muszą być kompletne i bezpieczne. Każda firma w mniejszym lub większym stopniu pracuje z danymi wrażliwymi, jest administratorem danych osobowych i je przechowuje. Musi stosować się do przepisów RODO i tak zabezpieczać posiadane informacje, by unikać ryzyka ich wycieku (i, jednocześnie, nie narażać się na odpowiedzialność prawną, niejednokrotnie bardzo kosztowną). Dodatkowo, każda firma musi poprawnie dokumentować procesy zatrudniania i zwalniania pracowników, czy ich przechodzenie na emeryturę. Wszystkie sprawy kadrowo-płacowe, często bazujące na odrębnych przepisach ze względu na specyfikę danej branży, muszą być dopięte. Co ciekawe, nawet w niewielkich firmach, które zatrudniają zaledwie kilku pracowników, dokumentacja może być bardzo rozbudowana – a archiwista to osoba, która o nią zadba, niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników,  sektora działalności oraz ilości generowanych materiałów. Przechowywanie dokumentów można dobrze zorganizować, jeśli zajmuje się tym osoba, która, mając odpowiednie wykształcenie, zna na to sposoby i ma wypracowane takie schematy działania, które pozwolą na gromadzenie przejrzystej i bezpiecznej dokumentacji firmowej. Dla każdego przedsiębiorcy może się to okazać sporą oszczędnością, jeśli dzięki temu uda się uniknąć urzędowych kar sięgających nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. To oczywiście niejedyna korzyść – każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, doceni przejrzystość i porządek w dokumentacji, pozwalający na szybkie, sprawne i bezstresowe odnalezienie tego, co akurat jest nam potrzebne.

Archiwista do wynajęcia – czy warto się na to zdecydować?

Archiwista do wynajęcia to osoba, która nie jest pracownikiem naszej firmy. Podejmuje jedynie współpracę z naszym przedsiębiorstwem w celu zorganizowania lub usprawnienia przechowywania firmowych dokumentów, mając oczywiście ku temu odpowiednie kompetencje i doświadczenie. Zna przepisy w zakresie archiwizowania dokumentów, m.in. jak długo i w jakich warunkach należy je przechowywać, kiedy wygasa ich ważność oraz jak poprawnie je niszczyć. Co za tym idzie, aby móc wykonywać swoje obowiązki nie jest potrzebne żadne szkolenie z naszej strony.

Archiwista do wynajęcia to także praktyczne rozwiązanie dla przechowywania dokumentów poza siedzibą firmy, co z pewnością pozwoli to na znaczną oszczędność miejsca i brak konieczności dostosowani pomieszczeń. Znikną więc dziesiątki segregatorów, teczek i koszulek – chociaż, co bardzo ważne, nie oznacza to jednak, że stracimy dostęp do archiwalnych dokumentów. W razie potrzeby archiwum udostępnia je zarówno w formie elektronicznej, jak i w oryginale. Jak więc widać, współpraca z zewnętrznym archiwum to nie tylko oszczędność przestrzeni i czasu, ale i bezpieczne cięcie kosztów działalności firmy.