Końcowym elementem każdego procesu w przedsiębiorstwie są dokumenty. Niezależnie od tego, czy proces ten dotyczy spraw kadrowych, płacowych, czy współpracy z kontrahentami. Dokumenty mają chronić zarówno przedsiębiorcę, jak i jego pracowników, klientów i dostawców. Dzięki nim wiele wątpliwości można rozwikłać w krótkim czasie. Dokumenty potwierdzają wywiązywanie się z różnego rodzaju obowiązków, a także zobowiązania ustalają. W związku z tym, że większość działań w przedsiębiorstwie wiąże się z powstawaniem nowych dokumentów, szybko ich przybywa. Kto jest zobowiązany do ich archiwizowania? W jaki sposób przechowywać dokumenty, by poprawnie się z obowiązku wywiązać? Skąd wziąć specjalistów, którzy się tym zajmą? Nasz artykuł rozwieje wszelkie Twoje wątpliwości.

Kto powinien archiwizować dokumenty i dlaczego?

Dokumenty powinny przechowywać zarówno osoby fizyczne, jak i firmy. W pierwszym przypadku nie jest to większy problem, bo dokumentów dotyczących jednej osoby jest zazwyczaj mało. W miarę skrupulatne ich prowadzenie spowoduje, że zmieszczą się one w jednej teczce. Do dokumentów archiwizowanych przez osoby fizyczne należą różnego rodzaju umowy z bankami, zeznania podatkowe i wszystko to, co pozwoli nam zachować stały dostęp do potrzebnych czasami informacji. W przypadku przedsiębiorstw sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Przede wszystkim dlatego, że niepoprawne przechowywanie dokumentów może skutkować wieloma konsekwencjami, m.in. wysokimi karami finansowymi. Przedsiębiorcy – zarówno osoby prowadzące niewielką działalność gospodarczą, jak i właściciele ogromnych firm – powinni prawidłowo archiwizować wytwarzane dokumenty. Dlaczego? Gdyż brak odpowiednich dokumentów dotyczących kwestii firmowych może znacznie uszczuplić budżet przedsiębiorstwa – kary sięgają czasami nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych! Do tego, niestety, możemy być pewni, iż jeżeli w wyniku przeprowadzonej kontroli (a tych właściciele firm przechodzą prowadząc biznes bardzo wiele) wykazane zostaną nieprawidłowości, opłaty karne będą nieuniknione i nie sposób będzie się od nich wymigać.

Oczywiście dużą uwagę zwraca się obecnie na ochronę danych osobowych, chociaż nie jest to jedyny powód i niejedyny rodzaj dokumentów, które musimy przechowywać w odpowiedni sposób i przez wskazany prawem czas. Firma, która jest administratorem danych osobowych, zgodnie z wprowadzonym w 2018 roku ustawodawstwem RODO, powinna zadbać o ich zabezpieczenie. Konsekwencje w przypadku wycieku danych osobowych mogą narazić przedsiębiorcę nie tylko na utratę pieniędzy, ale również na odpowiedzialność karną. 

Jak zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów?

Wiemy już, że jeśli prowadzimy firmę, musimy dokumenty archiwizować. Jak długo? Odpowiedź na to pytanie wyczerpują przepisy prawa: część dokumentów będziemy musieli przechowywać przez kilka lat, część zdecydowanie dłużej. Należy do nich między innymi dokumentacja kadrowo-płacowa oraz wszystkie te dane, które powinny być dostępne dla nas i dla organów kontrolujących nawet przez kilkadziesiąt lat. Możemy oczywiście zajmować się tym samodzielnie i przestudiować dostępne ustawodawstwo, żeby poznać szczegóły, jednak, jak można się domyślić, jest to jednak czasochłonne i zwyczajnie trudne, a na dodatek obarczone ryzykiem ewentualnego błędu, którego konsekwencje spoczną na naszych barkach. Drugą opcją jest zatrudnienie pracownika, który będzie odpowiedzialny za archiwizowanie dokumentów w naszej firmie. Musimy jednak stworzyć dla niego stanowisko pracy, przeszkolić go i oczywiście odpowiednio mu zapłacić. Możemy także zdecydować się na archiwum zewnętrzne i usługi archiwisty do wynajęcia. Ostatnia opcja nie wymaga od nas właściwie żadnych nakładów czasowych, a finansowo może okazać się znacznie bardziej opłacalna niż zatrudnienie pracownika na etacie. Co jednak najważniejsze, niesie ze sobą gwarancję przechowywania dokumentów i archiwizowania ich w sposób zgodny ze sztuką i z prawem. Dodatkowo, uwalnia to miejsce w naszym biurze – archiwum zewnętrzne przechowuje je bowiem w specjalnie dostosowanych do tego własnych pomieszczeniach.