Wyrzucanie zbędnych kartek papieru wydaje się dość proste i nie budzi wątpliwości natury prawnej. Jeśli jednak chodzi o dokumenty, lepiej zachować szczególną ostrożność – zwłaszcza że część z nich znajduje się na elektronicznych nośnikach pamięci. Nieuwaga w tym temacie może okazać się zdecydowanie zbyt kosztowna, dlatego też niszczenie dokumentów firmowych powinno się odbyć w sposób zgodny z normami i ze szczególną dbałością o ochronę danych. Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy w tej materii? Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów? Jak zorganizować niszczenie dokumentów firmowych tak, aby było sprawne i nie generowało wysokich kosztów? Koniecznie zapoznaj się z naszym kompleksowym mini-poradnikiem. 

Firmowe archiwum – jak o nie zadbać?

Przechowywanie dokumentów to nieodłączna część prowadzenia firmy. Pojawiają się jako końcowy efekt większości procesów i zawierają sporo informacji i ustaleń. Dotyczą one nie tylko pracowników (kadry i płace, urlopy etc.) i kontrahentów (chociażby umowy i faktury), ale także samej firmy. Najczęściej trzeba je przechowywać przez określony czas, a następnie zniszczyć w poprawny sposób. Są dokumenty, które zgodnie z prawem przechowywać musimy trzy lub pięć lat, ale są też i takie, których nie możemy pozbyć się przez lat kilkadziesiąt. Jak nietrudno się domyślić, implikuje to wiele poważnych konsekwencji dla nas jako dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Co z tym fantem zrobić? Aby siedziba firmy nie została zasypana przez stosy potrzebnych i niepotrzebnych dokumentów, warto o firmowe archiwum właściwie zadbać. Ogromnie ważna jest systematyczna praca i pilnowanie porządku w dokumentach. Ich bieżące archiwizowanie pozwoli uniknąć wielu problematycznych sytuacji. Nie ma się jednak co oszukiwać: archiwizacja dokumentów to dość trudne zajęcie i jeśli firma wytwarza ich dużo, warto pomyśleć o osobie, której zadaniem będzie prowadzenie archiwum. Natomiast jeśli nie ma takiej możliwości (od kilku lat pozyskanie doświadczonego, wykształconego archiwisty graniczy w Polsce z cudem) lub chcemy redukować koszty, to przechowywaniem naszych dokumentów może zająć się archiwum zewnętrzne. Uwolnimy się od ich nadmiaru w siedzibie firmy i zyskamy pewność, że są bezpieczne. 

Niszczenie dokumentów – dlaczego jest tak ważne?

Właściwie wszystkie dokumenty zawierają dane wrażliwe. Zawarte są na nich dane osobowe i inne poufne informacje, które należy odpowiednio chronić. Ich wyciek może skutkować poważnymi konsekwencjami, zarówno finansowymi, jak i prawnymi. Obecnie zwraca się bardzo dużą uwagę na zabezpieczanie danych, obowiązująca w tym zakresie ustawa RODO jest niezwykle restrykcyjna. W procesie niszczenia dokumentów nawet przez przypadek mogą wyciec poufne informacje. Czasem wynika to z braku odpowiedniej wiedzy dotyczącej tego, które dokumenty zniszczyć, a które zachować, czasem także ze zwykłej nieuwagi i zamieszania, np. podczas przenoszenia siedziby firmy w inne miejsce. Jednak niszczenie dokumentów jest tak samo ważne, jak ich przechowywanie. Warto mieć pewność, że dane wrażliwe nie dostaną się w niepowołane ręce również na strzępach nieprawidłowo zniszczonego papieru, czy niezabezpieczonym nośniku elektronicznym. Kary za niepoprawne administrowanie danymi mogą sięgać nawet milionów złotych. 

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?

Dokumentów na nośnikach elektronicznych nie należy wyrzucać do kosza na śmieci. Muszą zostać zniszczone zgodnie z normami prawnymi, które obowiązują. W przypadku dokumentów papierowych niszczenie musi być skuteczne, a w jego konsekwencji odczyt jakichkolwiek danych niemożliwy. Warto również pamiętać, że tego typu odpady mogą zostać poddane recyklingowi, możemy w ten sposób zadbać o środowisko i niszczyć dokumenty ekologicznie. 

Pomocą w profesjonalnym niszczeniu dokumentów służą także firmy zewnętrzne. Korzystając z ich usług możemy zyskać pewność, że wszelkie procedury zostaną zachowane, a dokumenty naszej firmy zostaną zniszczone poprawnie.