Przechowywanie i niszczenie dokumentów zawierających informacje niejawne

Dokumenty niejawne należą do tych, których przechowywaniu należy poświęcić szczególną uwagę. Jeśli dana instytucja ma styczność z dokumentami, które zawierają informacje niejawne, musi przestrzegać szeregu obostrzeń, które mają na celu odpowiednie ich zabezpieczenie. To bardzo ważne, ponieważ za uchybienia grozi odpowiedzialność karna i pozbawienie wolności nawet do kilku lat. Jak prawidłowo przechowywać dokumenty zawierające informacje niejawne? Jak zgodnie z prawem je niszczyć? Zapraszamy do lektury!

Czym są dokumenty niejawne?

Termin „niejawności” pojawia się w ustawie z 2010 roku o ochronie informacji niejawnych. Według polskich przepisów tego typu informacje to te, których ujawnienie mogłoby zagrozić bezpieczeństwu lub interesom państwa. Każda z takich informacji otrzymuje odpowiednią do swojej wagi klauzulę:

  • zastrzeżone – ujawnienie takich informacji może mieć negatywny wpływ na wykonywane przez jednostki władzy publicznej zadania, które dotyczą obrony narodowej Rzeczypospolitej Polskiej;
  • poufne – to informacje, których ujawnienie może zagrozić płynnemu prowadzeniu bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej;
  • tajne – ujawnienie informacji oznaczonych tą klauzulą wywoła poważną szkodę dla interesów Rzeczypospolitej Polskiej, która będzie związana z brakiem możliwości ochrony suwerenności lub zaburzy porządek konstytucyjny;
  • ściśle tajne – klauzula o najwyższej wadze. Ujawnienie informacji, które są nią opatrzone, może spowodować bardzo poważne szkody w postaci zagrożenia suwerenności kraju, jego niepodległości lub integralności terytorialnej. 

Warto wiedzieć, że kontrolę nad ochroną informacji niejawnych prowadzą instytucje, których zadaniem jest wykonywanie najpoważniejszych operacji na terytorium kraju, czyli Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Służba Kontrwywiadu Wojskowego. W związku z tym dokumentacja tego typu musi być przechowywana w sposób, który zapewni jej całkowite bezpieczeństwo. Za ujawnienie poszczególnych informacji niejawnych, jeśli nie jest się do tego upoważnionym, grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do nawet 5 lat, w zależności od tego, jakiego rodzaju klauzulą taka informacja jest opatrzona. 

W jaki sposób przechowywać i niszczyć dokumenty zawierające informacje niejawne?

Przechowywanie dokumentów, które zawierają informacje niejawne wymaga specjalnych szaf. Nie wystarczy jednak, że będą one bezpieczne i zamykane na klucz. Muszą być to meble, które posiadają odpowiednie certyfikaty antywłamaniowe. Do klucza lub szyfru mogą mieć dostęp tylko osoby uprawnione lub instytucje przez nie upoważnione. Oczywiście dokumenty powinny być również poukładane w sposób przejrzysty i uporządkowany, zapewniając bieżący dostęp do niezbędnych informacji. Tylko najlepsze w Polsce archiwa zewnętrze mają uprawnienia do administrowania tego typu dokumentami. Jeśli dana instytucja nie jest w stanie lub nie chce się nimi zajmować, może przekazać je do takiego archiwum zyskując pewność, że weźmie ono za nie pełną odpowiedzialność. 

Dokumenty zawierające informacje niejawne należy niszczyć w sposób zgodny z procedurami po upływie dwóch lub pięciu lat, w zależności od ich charakteru. Profesjonalnym niszczeniem również może zająć się firma zewnętrza, która ma ku temu odpowiednie kompetencje i doświadczenie. Powierzając takie zadanie profesjonalistom eliminujemy zagrożenie wynikające z nieodpowiedniego obchodzenia się z tego typu dokumentacją – a wszelkie uchybienia na tym polu grozić mogą przecież poważnymi konsekwencjami. Chcąc ich uniknąć (i chcąc spać spokojnie) warto zastanowić się nad skorzystaniem z rozwiązania, jakim jest archiwum zewnętrzne.

Popularne wpisy

Social media

Jakich informacji szukasz?