W maju 2018 na terenie Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które znane jest pod skrótem „RODO”. Już kilka miesięcy przed tym, jak wprowadzono je w życie, było postrachem nie tylko przedsiębiorców, ale również instytucji publicznych, a nawet osób prywatnych. Temat RODO jest bowiem bardzo obszerny, dla niektórych trudny, ale większość tych, którzy mają styczność z danymi osobowymi, wiedziała jedno: za nieprzestrzeganie rozporządzenia groziły horrendalnie wysokie kary. Wejściem w życie nowych przepisów szczególnie martwili się przedsiębiorcy, którzy na co dzień z danymi osobowymi pracują. Odmieniane przez wszystkie przypadki „RODO” stało się synonimem problemów i kosztownych zmian, które trzeba będzie w firmie wprowadzić. Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w obliczu nowych również uległo zmianie. Jak wygląda to w praktyce? Spieszymy z wyjaśnieniami.

Czym jest RODO i dlaczego namieszało w kontekście przechowywania dokumentów firmowych?

RODO dotyczy przetwarzania danych osobowych właściwie we wszelkich zakresach tej czynności. Wymaga na wszystkich podmiotach publicznych i prywatnych ścisłego stosowania się do zaostrzonych procedur ochrony danych i administrowania nimi. Obowiązek stosowania się do RODO był bardzo istotny zarówno dla firm, jak i dla osób prywatnych. Dla tych pierwszych wyniknęło z tego tytułu mnóstwo obowiązków. Z kolei ci drudzy, otrzymali dzięki temu wiele uprawnień, które umożliwiają ochronę swojej prywatności. Przedsiębiorcy zobowiązani zostali do wykonywania następujących czynności:

• informowanie o wycieku danych osobowych w ciągu 72 godzin od zaistnienia sytuacji;
• tworzenie rejestrów dotyczących tego jakie dane, w jaki sposób oraz w jakim zakresie są przetwarzane;
• posiadanie zgody każdego podmiotu prywatnego, którego dane są przetwarzane.

Konsumenci zyskali uprawnienia do dostępu do swoich danych, możliwości ich przenoszenia, poprawiania, a także usuwania z rejestru firmy. Na przedsiębiorcach spoczął także obowiązek znacznego poszerzenia swojej firmowej dokumentacji, by przepisom stało się zadość. 

Przechowywanie dokumentacji firmowej a RODO. Jak nie popełnić błędów?

Aby sprostać zapisom rozporządzenia, firmy musiały wdrożyć sporo zmian i nowych ustaleń. Wiązało się to nie tylko z ogromną pracą, ale również dodatkowymi kosztami. Złożyło się na nie usprawnienie sprzętu lub zakup nowego, wdrożenie technologii, a także przechowywanie związanych z tym dokumentów. Konieczne okazało się:

• szyfrowanie danych,
• skuteczna ochrona firmowych urządzeń stacjonarnych i mobilnych, 
• nadzór nad uprawnieniami,
• prowadzenie bieżącej dokumentacji z zakresu magazynowania danych osobowych i administrowania nimi,
• bezpieczna wymiana firmowego sprzętu i skuteczne usuwanie danych, które były w nim zawarte.

Przedsiębiorcy mogą dbać o ochronę danych osobowych w przechowywanej dokumentacji samodzielnie. Zapewniać odpowiednie zabezpieczenia i dostosowywać posiadany sprzęt do panujących wymogów. Mogą także podjąć współpracę z zewnętrznym archiwum, które przechowuje dokumenty stosując się do RODO. Biorąc pod uwagę, że za nieprzestrzeganie RODO grożą naprawdę wysokie kary, które w wielu przypadkach mogą oznaczać konieczność zakończenia prowadzenia działalności, warto rozważyć współpracę z profesjonalistami w tej dziedzinie. Archiwum zewnętrzne jest odpowiedzialne za przechowywaną dokumentację, dostarcza niezbędne dokumenty na wezwanie klienta i jest w stanie zapewnić zgodność ze wszystkimi panującymi przepisami. Dla przedsiębiorców dbających o swoje interesy jest to rozwiązanie idealne: powierzając zadanie archiwizacji i przechowywania dokumentów profesjonalistom, dysponujących odpowiednim zapleczem, wiedzą i doświadczeniem mamy pewność, iż niestraszna nam żadna kontrola.

Każda firma – a zwłaszcza taka, która zatrudnia pracowników – wytwarza szereg różnego rodzaju dokumentów. Dotyczą one firmowych przychodów i wydatków, spraw związanych z pracownikami, a także kwestii podatkowych i rozliczeń między przedsiębiorstwem a różnymi urzędami. Osoba zarządzająca firmą zobowiązana jest natomiast do tego, by zorganizować odpowiednie przechowywanie tych dokumentów. Pracownik odpowiedzialny za ich archiwizowanie powinien także wiedzieć, jak długo należy je przechowywać i w jaki sposób niszczyć, kiedy ich ważność upłynie. Polskie prawodawstwo w tym zakresie jest dość szczegółowe i nieubłagane, tworząc w ten sposób szereg wymogów, których przestrzegać po prostu trzeba. 

Przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych i podatkowych w firmie. Jak długo powinny pozostać dostępne?

Czas, przez który dokumenty powinny pozostać w firmie, określony jest w przepisach prawa. Informacji na ten temat możemy szukać w ordynacji podatkowej, ustawie o systemie zabezpieczeń społecznych lub kodeksie pracy, w zależności od tego, której z gałęzi działań firmowych dotyczą. Do najważniejszych okresów przechowywania dokumentacji księgowej, kadrowej i podatkowej w każdym przedsiębiorstwie należą:

• dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat. Zobowiązanie podatkowe wygasa po upływie pięciu lat od momentu danej transakcji. Tak długo też należy przechowywać dokumenty księgowe, bo są one ściśle ze sobą powiązane;
• dokumenty firmowe, które są związane z ZUS, powinno się przechowywać przez 5 lat od momentu przekazania ich do tej instytucji. Zobowiązuje do tego ustawa o systemie zabezpieczeń społecznych;
• dokumenty kadrowe, związane z zatrudnionymi w firmie pracownikami, muszą być przechowywane przez 50 lat. Zarchiwizowane powinny zostać listy płac i karty wynagrodzeń, a także wszystkie inne dokumenty, na podstawie których możliwe jest obliczenie wysokości emerytury.

W jaki sposób archiwizować dokumenty księgowe, podatkowe i kadrowe?

Zorganizowanie poprawnej archiwizacji dokumentów zawsze leży po stronie firmy. Dbanie o to, by dokumentacja była przejrzysta i dostępna dla organów kontrolujących jest bardzo ważne. Pozwoli uniknąć wysokich kar finansowych, które nakładane są na przedsiębiorców, którzy nie dopilnowali tego obowiązku. W jaki sposób zrobić to dobrze? Warto zacząć od zatrudnienia kompetentnej osoby, która będzie odpowiedzialna za organizację przechowywania dokumentów i prowadzenie firmowego archiwum. Należy również wyodrębnić w firmie przestrzeń, w której taka dokumentacja będzie się znajdować. Im większa ilość pracowników i transakcji, tym więcej będzie sukcesywnie wytwarzanych dokumentów. Od tego należy uzależnić, jak duże pomieszczenie będzie konieczne. 

Nie masz możliwości odpowiedniego przechowywania dokumentacji firmowej? Skorzystaj z archiwum zewnętrznego

Jeśli jednak nie planujemy tworzenia dodatkowego stanowiska o takim charakterze, można przemyśleć współpracę z archiwum zewnętrznym. To firma, która zajmuje się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów i ma ku temu odpowiednie możliwości techniczne i kompetencje. Nie musimy wówczas zatrudniać nowego pracownika ani brać odpowiedzialności za poprawność przechowywania dokumentów. Archiwum zewnętrzne zajmie się zarówno poprawnym prowadzeniem wytwarzanej przez firmę dokumentacji, jak i niszczeniem jej, kiedy upłynie data jej ważności. Na życzenie firmy, archiwum zewnętrzne udostępnia potrzebne w danej chwili dokumenty. Dba także o przestrzeganie przepisów związanych z ochroną danych wrażliwych. To rozwiązanie optymalne, ponieważ pozwala zaoszczędzić pieniądze i zyskać spokój dotyczący przechowywania firmowej dokumentacji. 

Artykuł ma charakter informacyjno-edukacyjny. Nasza firma nie świadczy usług przechowywania dokumentacji niejawnej.

Dokumenty niejawne należą do tych, których przechowywaniu należy poświęcić szczególną uwagę. Jeśli dana instytucja ma styczność z dokumentami, które zawierają informacje niejawne, musi przestrzegać szeregu obostrzeń, które mają na celu odpowiednie ich zabezpieczenie. To bardzo ważne, ponieważ za uchybienia grozi odpowiedzialność karna i pozbawienie wolności nawet do kilku lat. Jak prawidłowo przechowywać dokumenty zawierające informacje niejawne? Jak zgodnie z prawem je niszczyć? Zapraszamy do lektury!

Czym są dokumenty niejawne?

Termin „niejawności” pojawia się w ustawie z 2010 roku o ochronie informacji niejawnych. Według polskich przepisów tego typu informacje to te, których ujawnienie mogłoby zagrozić bezpieczeństwu lub interesom państwa. Każda z takich informacji otrzymuje odpowiednią do swojej wagi klauzulę:

• zastrzeżone – ujawnienie takich informacji może mieć negatywny wpływ na wykonywane przez jednostki władzy publicznej zadania, które dotyczą obrony narodowej Rzeczypospolitej Polskiej;
• poufne – to informacje, których ujawnienie może zagrozić płynnemu prowadzeniu bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej;
• tajne – ujawnienie informacji oznaczonych tą klauzulą wywoła poważną szkodę dla interesów Rzeczypospolitej Polskiej, która będzie związana z brakiem możliwości ochrony suwerenności lub zaburzy porządek konstytucyjny;
• ściśle tajne – klauzula o najwyższej wadze. Ujawnienie informacji, które są nią opatrzone, może spowodować bardzo poważne szkody w postaci zagrożenia suwerenności kraju, jego niepodległości lub integralności terytorialnej. 

Warto wiedzieć, że kontrolę nad ochroną informacji niejawnych prowadzą instytucje, których zadaniem jest wykonywanie najpoważniejszych operacji na terytorium kraju, czyli Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Służba Kontrwywiadu Wojskowego. W związku z tym dokumentacja tego typu musi być przechowywana w sposób, który zapewni jej całkowite bezpieczeństwo. Za ujawnienie poszczególnych informacji niejawnych, jeśli nie jest się do tego upoważnionym, grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do nawet 5 lat, w zależności od tego, jakiego rodzaju klauzulą taka informacja jest opatrzona. 

W jaki sposób przechowywać i niszczyć dokumenty zawierające informacje niejawne?

Przechowywanie dokumentów, które zawierają informacje niejawne wymaga specjalnych szaf. Nie wystarczy jednak, że będą one bezpieczne i zamykane na klucz. Muszą być to meble, które posiadają odpowiednie certyfikaty antywłamaniowe. Do klucza lub szyfru mogą mieć dostęp tylko osoby uprawnione lub instytucje przez nie upoważnione. Oczywiście dokumenty powinny być również poukładane w sposób przejrzysty i uporządkowany, zapewniając bieżący dostęp do niezbędnych informacji. Tylko najlepsze w Polsce archiwa zewnętrze mają uprawnienia do administrowania tego typu dokumentami. Jeśli dana instytucja nie jest w stanie lub nie chce się nimi zajmować, może przekazać je do takiego archiwum zyskując pewność, że weźmie ono za nie pełną odpowiedzialność. 

Dokumenty zawierające informacje niejawne należy niszczyć w sposób zgodny z procedurami po upływie dwóch lub pięciu lat, w zależności od ich charakteru. Profesjonalnym niszczeniem również może zająć się firma zewnętrza, która ma ku temu odpowiednie kompetencje i doświadczenie. Powierzając takie zadanie profesjonalistom eliminujemy zagrożenie wynikające z nieodpowiedniego obchodzenia się z tego typu dokumentacją – a wszelkie uchybienia na tym polu grozić mogą przecież poważnymi konsekwencjami. Chcąc ich uniknąć (i chcąc spać spokojnie) warto zastanowić się nad skorzystaniem z rozwiązania, jakim jest archiwum zewnętrzne.

Informacje medyczne na temat pacjenta to jeden z najbardziej poufnych rodzajów dokumentacji. Nawet podczas wizyt na Szpitalnym Oddziale Ratunkowym jesteśmy zobowiązani podać dane osoby, która jest uprawniona do uzyskiwania informacji na temat naszego stanu zdrowia. Bez tego może się dowiedzieć o nim jedynie najbliższa rodzina. Instytucje, które gromadzą dokumentację medyczną, muszą dołożyć wszelkich starań, by była ona należycie zabezpieczona. Niejednokrotnie jakość prowadzonej dokumentacji może zadecydować o czyimś zdrowiu lub życiu. W dodatku na podstawie tego typu dokumentacji podejmowane są decyzje dotyczące stwierdzenia niezdolności do pracy, a co za tym idzie – przyznawania renty i innych świadczeń. Przepisy wobec placówek ochrony zdrowia są w kontekście zabezpieczania dokumentacji medycznej dość surowe. Jak to wygląda w praktyce? Jak przechowywać dokumentację medyczną zgodnie z prawem i wymogami technicznymi?

Przechowywanie dokumentacji medycznej. Jak długo i w jaki sposób to robić?

Czas konieczności przechowywania dokumentacji medycznej zależy od samego charakteru dokumentu – zazwyczaj jest to okres 20 lat. Zachodzi jednak kilka przypadków, w ramach których reguła ta ulega zmianie:

• dokumentacja medyczna dotycząca zgonu pacjenta w wyniku zatrucia lub uszkodzenia ciała przechowywana jest przez 30 lat;
• dokumentacja medyczna dotycząca krwi i jej składników przechowywana jest przez 30 lat;
• zdjęcia RTG przechowywane są przez 10 lat;
• skierowania i zalecenia lekarskie muszą być przechowywane przez 5 lat. Niezrealizowane skierowania lekarskie – przez 2 lata;
• dokumentacja medyczna dzieci przechowywana jest przez 22 lata, jeśli w czasie korzystania z opieki zdrowotnej dziecko nie ma ukończonych 2 lat;

Jak więc widać, przechowywanie dokumentacji medycznej, do którego zobowiązane są placówki ochrony zdrowia, to zadanie bardzo wymagające i obciążone wieloma różnorodnymi wymogami. W związku z tym, że dokumentacja przechowywana jest przez bardzo długi czas, ilość dokumentów, które w ten sposób powstają, jest niebagatelna. Należy zapewnić im miejsce – jednak nie byle jakie, musi spełniać odpowiednie kryteria określone polskim prawem.   Do najważniejszych wymogów należą:

• konieczność dokładnego uporządkowania dokumentacji medycznej;
• konieczność niezwłocznego wydania dokumentów medycznych, jeżeli zachodzi taka potrzeba;
• konieczność odpowiedniego zabezpieczenia pomieszczenia, w którym dokumentacja medyczna się znajduje – tak, aby by nikt poza osobami uprawnionymi nie mógł się do niego dostać. 

Za nieodpowiednie przechowywanie dokumentacji medycznej lub uchybienia, które doprowadzą do ujawnienia danych wrażliwych, grożą poważne konsekwencje. Są to nie tylko kary finansowe, ale również odpowiedzialność karna, w ramach której przewidziana jest także kara pozbawienia wolności.

Przechowywanie, archiwizacja i niszczenie dokumentacji medycznej. Jak zrobić to dobrze?

Kierownik danej jednostki, która odpowiedzialna jest za gromadzenie i przechowywanie dokumentacji medycznej, jako osoba odpowiedzialna za jej stan, może zdecydować się na powierzenie jej firmie zewnętrznej. Jest to najprostszy i najbezpieczniejszy sposób na to, by dokumentacja przeniesiona do archiwum zewnętrznego nie zajmowała miejsca w danej placówce, a także była odpowiednio zabezpieczona. Dostęp do dokumentów w razie potrzeby jest niemal natychmiastowy, a ich niszczenie po upływie wymaganego okresu przechowywania, odbywa się w sposób zgodny z wszelkimi procedurami. Dla danej placówki, a ściślej rzecz ujmując – dla jej kierownika, to rozwiązanie najbezpieczniejsze i najbardziej praktyczne. Archiwum zewnętrzne to powierzenie wrażliwej dokumentacji specjalistom, dysponującym odpowiednim, spełniającym wszelkie normy miejscem przechowywania, a także odznaczających się wykształceniem, wiedzą i praktyką. To także uwolnienie dużej ilości miejsca, które dokumentacja taka zajmuje. 

Przed kontrolami skarbowymi drży większość przedsiębiorców i jest to strach jak najbardziej uzasadniony. Prowadzenie firmy nie należy do łatwych zadań, a skrupulatne dbanie o to, by każdy dokument miał swoje właściwe miejsce jest bardzo ważne. A w przypadku dokumentów księgowych być może jeszcze ważniejsze. Dlaczego? Bo przechowywać trzeba je przez odpowiedni czas i w odpowiedni sposób oraz, co chyba jeszcze istotniejsze, muszą być bezproblemowo dostępne w razie kontroli. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych leży więc w najlepszym interesie każdego przedsiębiorcy. O czym musimy pamiętać, chcąc zrobić to poprawnie i bezpiecznie? Czy jest jakiś sposób, aby nie generować tym samym dodatkowych kosztów prowadzenia działalności? Koniecznie zapoznaj się z naszym artykułem i poznaj odpowiedzi na wszystkie te pytania.

Gdzie i jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

Przedsiębiorca może zdecydować się na samodzielne przechowywanie dokumentacji księgowej firmy – zostają one wówczas pod wskazanym przez niego adresem i to dane przedsiębiorstwo musi zadbać o to, by były przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem. Drugą możliwością jest zlecenie przechowywania firmie zewnętrznej: może zająć się tym zarówno biuro rachunkowe (chociaż tylko część ma w swojej ofercie taką usługę; dodatkowo wiele z nich i tak każe odbierać dokumenty po zakończeniu roku kalendarzowego) jak i profesjonalne archiwum zewnętrzne. Jednak jeśli dokumenty księgowe są przechowywane poza siedzibą firmy, powinniśmy ten fakt zgłosić do właściwego urzędu skarbowego. Mamy na to 15 dni od momentu, w którym wydaliśmy dokumentację księgową naszej firmy zewnętrznemu podmiotowi. Oczywiście niezwykle istotne jest to, by w razie ewentualnej kontroli skarbowej, komplet dokumentów był dostępny do wglądu. Od inspektorów prowadzących czynności skarbowe będzie zależało, czy dokumenty powinniśmy zorganizować w oryginale, czy też wystarczająca będzie forma elektroniczna. 

Znakomitą większość dokumentów powinniśmy przechowywać przez pięć lat od daty ich stworzenia. Należą do nich m.in. roczne sprawozdania finansowe, karty wynagrodzeń pracowników, księgi rachunkowe, dowody księgowe (zarówno dotyczące sprzedaży, jak i sytuacji finansowej firmy), czy dokumenty inwentaryzacyjne. Do niedawna zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe należało przechowywać bezterminowo – obecnie przepisy się zmieniły, tego typu dokumenty również zatrzymujemy na pięć lat. Wyjątkiem w zakresie czasu przechowywania dokumentów są te, które dotyczą rękojmi lub gwarancji. Należy zostawić je w firmie na rok od momentu upływu rękojmi lub realizacji gwarancji. 

Archiwizacja dokumentów księgowych – jak to zrobić poprawnie?

Odpowiednie archiwizowanie dokumentów księgowych znacznie ułatwi przejście przez ewentualną kontrolę skarbową, pozwoli też uniknąć ewentualnych kar za ich nieodpowiednie przechowywanie. Warto więc pamiętać o kilku kwestiach:

• powinniśmy przechowywać dokumenty (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) w odpowiednim miejscu, do którego nie mają dostępu osoby niepowołane,
• dokumenty powinne być przechowywane w miejscu zabezpieczonym przed zniszczeniem,
• zachowaj swobodny dostęp do dokumentów na potrzeby kontroli skarbowej
• w dokumentacji miej o porządek, podział na okresy rozliczeniowe, a całość zabezpiecz przed zgubieniem lub zniszczeniem,
• w przypadku dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej należy także zadbać o to, by nie można było dokonać zmian w ich treści w niekontrolowany sposób (muszą być zgodne ze stanem faktycznym).

Profesjonalne archiwum zewnętrzne, które zajmuje się także przechowywaniem dokumentów księgowych, może wyręczyć przedsiębiorcę z tego niełatwego, kosztownego i, niejednokrotnie, niewdzięcznego obowiązku. Dokumenty są wówczas bezpieczne, odpowiednio przechowywane, a w razie kontroli skarbowej – niezwłocznie udostępniane inspektorowi w uporządkowany sposób. 

Wyrzucanie zbędnych kartek papieru wydaje się dość proste i nie budzi wątpliwości natury prawnej. Jeśli jednak chodzi o dokumenty, lepiej zachować szczególną ostrożność – zwłaszcza że część z nich znajduje się na elektronicznych nośnikach pamięci. Nieuwaga w tym temacie może okazać się zdecydowanie zbyt kosztowna, dlatego też niszczenie dokumentów firmowych powinno się odbyć w sposób zgodny z normami i ze szczególną dbałością o ochronę danych. Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy w tej materii? Co grozi za nieprzestrzeganie przepisów? Jak zorganizować niszczenie dokumentów firmowych tak, aby było sprawne i nie generowało wysokich kosztów? Koniecznie zapoznaj się z naszym kompleksowym mini-poradnikiem. 

Firmowe archiwum – jak o nie zadbać?

Przechowywanie dokumentów to nieodłączna część prowadzenia firmy. Pojawiają się jako końcowy efekt większości procesów i zawierają sporo informacji i ustaleń. Dotyczą one nie tylko pracowników (kadry i płace, urlopy etc.) i kontrahentów (chociażby umowy i faktury), ale także samej firmy. Najczęściej trzeba je przechowywać przez określony czas, a następnie zniszczyć w poprawny sposób. Są dokumenty, które zgodnie z prawem przechowywać musimy trzy lub pięć lat, ale są też i takie, których nie możemy pozbyć się przez lat kilkadziesiąt. Jak nietrudno się domyślić, implikuje to wiele poważnych konsekwencji dla nas jako dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Co z tym fantem zrobić? Aby siedziba firmy nie została zasypana przez stosy potrzebnych i niepotrzebnych dokumentów, warto o firmowe archiwum właściwie zadbać. Ogromnie ważna jest systematyczna praca i pilnowanie porządku w dokumentach. Ich bieżące archiwizowanie pozwoli uniknąć wielu problematycznych sytuacji. Nie ma się jednak co oszukiwać: archiwizacja dokumentów to dość trudne zajęcie i jeśli firma wytwarza ich dużo, warto pomyśleć o osobie, której zadaniem będzie prowadzenie archiwum. Natomiast jeśli nie ma takiej możliwości (od kilku lat pozyskanie doświadczonego, wykształconego archiwisty graniczy w Polsce z cudem) lub chcemy redukować koszty, to przechowywaniem naszych dokumentów może zająć się archiwum zewnętrzne. Uwolnimy się od ich nadmiaru w siedzibie firmy i zyskamy pewność, że są bezpieczne. 

Niszczenie dokumentów – dlaczego jest tak ważne?

Właściwie wszystkie dokumenty zawierają dane wrażliwe. Zawarte są na nich dane osobowe i inne poufne informacje, które należy odpowiednio chronić. Ich wyciek może skutkować poważnymi konsekwencjami, zarówno finansowymi, jak i prawnymi. Obecnie zwraca się bardzo dużą uwagę na zabezpieczanie danych, obowiązująca w tym zakresie ustawa RODO jest niezwykle restrykcyjna. W procesie niszczenia dokumentów nawet przez przypadek mogą wyciec poufne informacje. Czasem wynika to z braku odpowiedniej wiedzy dotyczącej tego, które dokumenty zniszczyć, a które zachować, czasem także ze zwykłej nieuwagi i zamieszania, np. podczas przenoszenia siedziby firmy w inne miejsce. Jednak niszczenie dokumentów jest tak samo ważne, jak ich przechowywanie. Warto mieć pewność, że dane wrażliwe nie dostaną się w niepowołane ręce również na strzępach nieprawidłowo zniszczonego papieru, czy niezabezpieczonym nośniku elektronicznym. Kary za niepoprawne administrowanie danymi mogą sięgać nawet milionów złotych. 

Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?

Dokumentów na nośnikach elektronicznych nie należy wyrzucać do kosza na śmieci. Muszą zostać zniszczone zgodnie z normami prawnymi, które obowiązują. W przypadku dokumentów papierowych niszczenie musi być skuteczne, a w jego konsekwencji odczyt jakichkolwiek danych niemożliwy. Warto również pamiętać, że tego typu odpady mogą zostać poddane recyklingowi, możemy w ten sposób zadbać o środowisko i niszczyć dokumenty ekologicznie. 

Pomocą w profesjonalnym niszczeniu dokumentów służą także firmy zewnętrzne. Korzystając z ich usług możemy zyskać pewność, że wszelkie procedury zostaną zachowane, a dokumenty naszej firmy zostaną zniszczone poprawnie. 

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej jest zajęciem bardzo wymagającym. I chociaż z jednej strony pozwala na to, by być szefem dla samego siebie, z drugiej jednak nakłada szereg obowiązków. W kolejce rzeczy do zapamiętania i zrealizowania jest między innymi archiwizacja dokumentów. Dlaczego jest to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy? Dlaczego nie wolno go bagatelizować, ani o nim zapominać? I dlaczego warto rozważyć zwrócenie się o pomoc do specjalistów w tym zakresie?

Przechowywanie dokumentów – o czym warto pamiętać?

W działalności gospodarczej dokumentacja musi być prowadzona w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami. Osoby odpowiedzialne za dokumentację w firmie mają za zadanie odpowiednio ją gromadzić, a także dbać o to, by była dobrze zabezpieczona. Muszą również wiedzieć, jak długo należy przechowywać konkretne dokumenty i w jaki sposób je zniszczyć, kiedy już upłynie ich ważność. Warto także, aby dostęp do nich był sprawny, nie nastręczał problemów i odbywał się w krótkim czasie. Wiedza z zakresu archiwizacji dokumentów musi być więc naprawdę szeroka. Należy także pamiętać o kwestiach rozliczeniowych, podatkowych, kadrowych i wielu innych, których efektem końcowym są dokumenty. 

Konieczność przechowywania dokumentów jest ściśle określona przez przepisy prawa, m.in. ustawą o rachunkowości. Zgodnie z nią dokumenty księgowe należy przechowywać przez okres co najmniej pięciu lat. Warto wiedzieć, że dopuszcza się przechowywanie ich na nośnikach elektronicznych, jednak musi istnieć możliwość wydruku. Szczególną uwagę należy zwrócić na dokumenty związane z pracownikami, najlepiej przechowywać je przez cały okres, w którym może być konieczny dostęp do ich danych, nie krócej niż pięć lat. Warto także wiedzieć, iż istnieją dokumenty (przede wszystkim te związane z zatrudnianiem pracowników, na podstawie których kiedyś wyliczona zostanie np. ich emerytura, renta lub inne świadczenie), które muszą być przechowywane nawet przez kilkadziesiąt lat, a zaniedbanie tego obowiązku wiąże się z dotkliwymi karami. 

Bezwzględnie należy pamiętać również o ochronie danych osobowych i zgodności z wprowadzonym w życie w maju 2018 RODO, czyli rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Łamanie przepisów z nim związanych może narazić przedsiębiorcę na kary sięgające niebotycznych kwot. Zgodnie z przepisami należy traktować dane osobowe z najwyższą starannością i nie udostępniać ich nikomu. Klienci muszą wyrazić zgodę na administrowanie informacjami na ich temat, jednak mogą wycofać ją w każdym momencie. Zarówno zgoda, jak i jej wycofanie, muszą być potwierdzone odpowiednim dokumentem. Trzeba się przez to liczyć z tym, że dokumentacja będzie się rozrastać w ekspresowym tempie, a przechowywać ją musimy latami. 

Jak uchronić się przed karami finansowymi za nieodpowiednio prowadzoną dokumentację firmy?

Aby prawidłowo archiwizować dokumenty potrzebna jest nam szeroka wiedza i doświadczenie. Są jednak rozwiązania, dzięki którym nie musimy spędzać wielu godzin studiując ustawy, a następnie obawiać się kontroli ze strony urzędu i kary za ewentualne nieprawidłowości. Jakie to sposoby? Najbezpieczniej będzie zlecić prace nad dokumentacją profesjonaliście: może to być archiwista zatrudniony w firmie i zajmujący się dokumentami w ramach swoich obowiązków pracowniczych. Jeśli jednak nie chcemy zatrudniać kolejnego pracownika, możemy archiwistę wynająć lub całościowo podjąć współpracę z archiwum zewnętrznym. Oddajemy wówczas obowiązek poprawnego prowadzenia dokumentacji w ręce profesjonalistów. Pod wieloma względami jest to bardzo wygodne, ale najważniejsze jest to, że możemy być spokojni o ewentualne urzędowe kontrole. Dzięki temu, że nad archiwizacją będzie czuwać osoba, która ma w tej dziedzinie rozległą wiedzę i praktykę (a także wykształcenie) możemy oszczędzić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, jeśli unikniemy kary finansowej za ewentualne uchybienia. 

Zewnętrzne archiwum to doskonała opcja dla przedsiębiorców, którzy chcieliby, aby ich dokumentacja była prowadzona rzetelnie i profesjonalnie. Obowiązki, które ciążą na działalnościach w związku z tworzeniem dokumentacji, przekazywane są firmie zewnętrznej. Ma to swoje ogromne zalety, a także niesie ze sobą spore oszczędności – czasu, środków, pieniędzy oraz, co również ma niebagatelne znacznie, miejsca.

Na czym polega współpraca z archiwum zewnętrznym? Kto może z niego skorzystać?

Archiwum zewnętrzne zajmuje się przechowywaniem naszych firmowych dokumentów, a każde przedsiębiorstwo wytwarza ich ogromne ilości. Są związane ze sprawami kadrowymi i płacowymi, rozliczeniami, zamówieniami, podatkami, ochroną danych osobowych i wieloma innymi kwestiami. Aby ewentualna kontrola urzędowa nie spowodowała problemów w firmie, warto dokumentację prowadzić przejrzyście i zgodnie z przepisami. Część przedsiębiorców robi to samodzielnie, jednak trzeba się wówczas liczyć z dodatkowymi nakładami czasowymi lub finansowymi – a także ryzykiem popełnienia błędu, którego ewentualne konsekwencje mogą nas sporo kosztować (zarówno pieniędzy, jak i nerwów). Prowadzenie dokumentacji firmowej wymaga szerokiej wiedzy, systematyczności i sumienności, nie bez znaczenia jest też wykształcenie kierunkowe. Doświadczony archiwista wie, jak potraktować poszczególne dokumenty, jak długo je przechowywać, w jakich warunkach powinno się to odbywać i w jaki sposób je zabezpieczać. I właśnie tę wiedzę może wykorzystywać w pracy dla naszej firmy. Co ważne, w przypadku korzystania z archiwum zewnętrznego, dokumentacja firmy przechowywana jest poza siedzibą. Archiwum zewnętrzne na życzenie przedsiębiorcy udostępnia niezbędne dokumenty, zarówno drogą elektroniczną, jak i tradycyjnie, pocztą lub kurierem. Przedsiębiorca nie musi tworzyć nowego stanowiska pracy i martwić się o popełnienie błędów podczas archiwizacji. 

Czy przedsiębiorca oszczędza na archiwum zewnętrznym?

Jak możesz się domyślić, odpowiedź jest twierdząca. Jeśli bowiem decydujemy się na powierzenie naszej dokumentacji firmowej profesjonalistom, możemy liczyć na różnego rodzaju oszczędności, które z tego wynikają. Należą do nich przede wszystkim:

• Oszczędność czasu – nie musimy samodzielnie troszczyć się o to, by każdy dokument był na odpowiednim miejscu. Nie martwimy się również o to, żeby nauczyć się przepisów i na bieżąco śledzić zmiany w nim. Wiedzę (oraz praktykę!) dotyczącą prowadzenia dokumentacji będzie posiadać archiwista zewnętrzny. 
• Oszczędność miejsca – dokumentów w firmie przybywa z każdym kolejnym miesiącem i z każdym nowym pracownikiem. Kartki zapełniają segregatory, a segregatory zapełniają półki na regałach i szafki w biurkach. W przypadku archiwizacji dokumentów w archiwum zewnętrznym problem ten po prostu istnieje. Oszczędzamy dzięki temu sporo miejsca, a także mamy pewność, iż dokumentacja przechowywana jest w odpowiedni sposób. 
• Oszczędność pieniędzy – zatrudnienie osoby, która będzie zajmowała się firmową dokumentacją może okazać się znacznie bardziej kosztowne niż skorzystanie z usług zewnętrznego archiwum. Nowemu pracownikowi nie tylko trzeba wypłacić wynagrodzenie i ponieść wszystkie koszty z tym związane, ale wcześniej należy go jeszcze przeszkolić, a także zapewnić mu miejsce i odpowiednie narzędzia do pracy. Stworzenie nowego stanowiska może być czasochłonne i wymaga od przedsiębiorcy akceptacji kolejnych wydatków. Umowa z firmą zewnętrzną, która zajmie się archiwizacją dokumentów, odciąża właściciela przedsiębiorstwa z tych obowiązków. Dokumenty przechowywane są w sposób profesjonalny i zgodny z obecnie panującymi przepisami. 

Reasumując, oszczędności z archiwum zewnętrznego koncentrują się przede wszystkim na aspektach finansowych, ale jednocześnie wykraczają daleko poza nie. Korzystając z usługi przechowywania i archiwizowania dokumentów zyskujemy bowiem pewność, iż będzie to wykonane profesjonalnie i zgodnie z prawem.

Końcowym elementem każdego procesu w przedsiębiorstwie są dokumenty. Niezależnie od tego, czy proces ten dotyczy spraw kadrowych, płacowych, czy współpracy z kontrahentami. Dokumenty mają chronić zarówno przedsiębiorcę, jak i jego pracowników, klientów i dostawców. Dzięki nim wiele wątpliwości można rozwikłać w krótkim czasie. Dokumenty potwierdzają wywiązywanie się z różnego rodzaju obowiązków, a także zobowiązania ustalają. W związku z tym, że większość działań w przedsiębiorstwie wiąże się z powstawaniem nowych dokumentów, szybko ich przybywa. Kto jest zobowiązany do ich archiwizowania? W jaki sposób przechowywać dokumenty, by poprawnie się z obowiązku wywiązać? Skąd wziąć specjalistów, którzy się tym zajmą? Nasz artykuł rozwieje wszelkie Twoje wątpliwości.

Kto powinien archiwizować dokumenty i dlaczego?

Dokumenty powinny przechowywać zarówno osoby fizyczne, jak i firmy. W pierwszym przypadku nie jest to większy problem, bo dokumentów dotyczących jednej osoby jest zazwyczaj mało. W miarę skrupulatne ich prowadzenie spowoduje, że zmieszczą się one w jednej teczce. Do dokumentów archiwizowanych przez osoby fizyczne należą różnego rodzaju umowy z bankami, zeznania podatkowe i wszystko to, co pozwoli nam zachować stały dostęp do potrzebnych czasami informacji. W przypadku przedsiębiorstw sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Przede wszystkim dlatego, że niepoprawne przechowywanie dokumentów może skutkować wieloma konsekwencjami, m.in. wysokimi karami finansowymi. Przedsiębiorcy – zarówno osoby prowadzące niewielką działalność gospodarczą, jak i właściciele ogromnych firm – powinni prawidłowo archiwizować wytwarzane dokumenty. Dlaczego? Gdyż brak odpowiednich dokumentów dotyczących kwestii firmowych może znacznie uszczuplić budżet przedsiębiorstwa – kary sięgają czasami nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych! Do tego, niestety, możemy być pewni, iż jeżeli w wyniku przeprowadzonej kontroli (a tych właściciele firm przechodzą prowadząc biznes bardzo wiele) wykazane zostaną nieprawidłowości, opłaty karne będą nieuniknione i nie sposób będzie się od nich wymigać.

Oczywiście dużą uwagę zwraca się obecnie na ochronę danych osobowych, chociaż nie jest to jedyny powód i niejedyny rodzaj dokumentów, które musimy przechowywać w odpowiedni sposób i przez wskazany prawem czas. Firma, która jest administratorem danych osobowych, zgodnie z wprowadzonym w 2018 roku ustawodawstwem RODO, powinna zadbać o ich zabezpieczenie. Konsekwencje w przypadku wycieku danych osobowych mogą narazić przedsiębiorcę nie tylko na utratę pieniędzy, ale również na odpowiedzialność karną. 

Jak zadbać o odpowiednie przechowywanie dokumentów?

Wiemy już, że jeśli prowadzimy firmę, musimy dokumenty archiwizować. Jak długo? Odpowiedź na to pytanie wyczerpują przepisy prawa: część dokumentów będziemy musieli przechowywać przez kilka lat, część zdecydowanie dłużej. Należy do nich między innymi dokumentacja kadrowo-płacowa oraz wszystkie te dane, które powinny być dostępne dla nas i dla organów kontrolujących nawet przez kilkadziesiąt lat. Możemy oczywiście zajmować się tym samodzielnie i przestudiować dostępne ustawodawstwo, żeby poznać szczegóły, jednak, jak można się domyślić, jest to jednak czasochłonne i zwyczajnie trudne, a na dodatek obarczone ryzykiem ewentualnego błędu, którego konsekwencje spoczną na naszych barkach. Drugą opcją jest zatrudnienie pracownika, który będzie odpowiedzialny za archiwizowanie dokumentów w naszej firmie. Musimy jednak stworzyć dla niego stanowisko pracy, przeszkolić go i oczywiście odpowiednio mu zapłacić. Możemy także zdecydować się na archiwum zewnętrzne i usługi archiwisty do wynajęcia. Ostatnia opcja nie wymaga od nas właściwie żadnych nakładów czasowych, a finansowo może okazać się znacznie bardziej opłacalna niż zatrudnienie pracownika na etacie. Co jednak najważniejsze, niesie ze sobą gwarancję przechowywania dokumentów i archiwizowania ich w sposób zgodny ze sztuką i z prawem. Dodatkowo, uwalnia to miejsce w naszym biurze – archiwum zewnętrzne przechowuje je bowiem w specjalnie dostosowanych do tego własnych pomieszczeniach.

Piętrzące się stosy dokumentów, których przybywa z każdym miesiącem i widmo urzędowej kontroli to zestaw, który przysparza stresu każdemu przedsiębiorcy. By zyskać pewność, że firmowa dokumentacja jest odpowiednio archiwizowana, niektórzy przedsiębiorcy decydują się na zatrudnienie pracownika na etacie archiwisty. Generuje to jednak dodatkowe, niemałe przecież, koszty, wymaga stworzenia i wyposażenia stanowiska pracy, a dodatkowo z każdym miesiącem zabiera coraz większą przestrzeń biura. Nie bez znaczenia jest też fakt, iż archiwistów z wykształceniem i niezbędnym do skutecznego wykonywania obowiązków na rynku po prostu brakuje – i nic nie wskazuje na to, aby sytuacja ta miała się w najbliższych latach zmienić. A dokumenty do archiwizacji gdzieś przecież trzeba przechowywać, w odpowiednich warunkach i przez wymagany prawem czas. Czy więc archiwista do wynajęcia to rozwiązanie bolączek dotyczących archiwizowania dokumentów firmowych?

Czym się zajmuje archiwista?

Archiwista jest odpowiedzialny za prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych, a jego praca jest dla przedsiębiorstwa niezwykle istotna. Przepisy prawa jednoznacznie podchodzą do kwestii przechowywania dokumentów: dane muszą być kompletne i bezpieczne. Każda firma w mniejszym lub większym stopniu pracuje z danymi wrażliwymi, jest administratorem danych osobowych i je przechowuje. Musi stosować się do przepisów RODO i tak zabezpieczać posiadane informacje, by unikać ryzyka ich wycieku (i, jednocześnie, nie narażać się na odpowiedzialność prawną, niejednokrotnie bardzo kosztowną). Dodatkowo, każda firma musi poprawnie dokumentować procesy zatrudniania i zwalniania pracowników, czy ich przechodzenie na emeryturę. Wszystkie sprawy kadrowo-płacowe, często bazujące na odrębnych przepisach ze względu na specyfikę danej branży, muszą być dopięte. Co ciekawe, nawet w niewielkich firmach, które zatrudniają zaledwie kilku pracowników, dokumentacja może być bardzo rozbudowana – a archiwista to osoba, która o nią zadba, niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników,  sektora działalności oraz ilości generowanych materiałów. Przechowywanie dokumentów można dobrze zorganizować, jeśli zajmuje się tym osoba, która, mając odpowiednie wykształcenie, zna na to sposoby i ma wypracowane takie schematy działania, które pozwolą na gromadzenie przejrzystej i bezpiecznej dokumentacji firmowej. Dla każdego przedsiębiorcy może się to okazać sporą oszczędnością, jeśli dzięki temu uda się uniknąć urzędowych kar sięgających nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. To oczywiście niejedyna korzyść – każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, doceni przejrzystość i porządek w dokumentacji, pozwalający na szybkie, sprawne i bezstresowe odnalezienie tego, co akurat jest nam potrzebne.

Archiwista do wynajęcia – czy warto się na to zdecydować?

Archiwista do wynajęcia to osoba, która nie jest pracownikiem naszej firmy. Podejmuje jedynie współpracę z naszym przedsiębiorstwem w celu zorganizowania lub usprawnienia przechowywania firmowych dokumentów, mając oczywiście ku temu odpowiednie kompetencje i doświadczenie. Zna przepisy w zakresie archiwizowania dokumentów, m.in. jak długo i w jakich warunkach należy je przechowywać, kiedy wygasa ich ważność oraz jak poprawnie je niszczyć. Co za tym idzie, aby móc wykonywać swoje obowiązki nie jest potrzebne żadne szkolenie z naszej strony.

Archiwista do wynajęcia to także praktyczne rozwiązanie dla przechowywania dokumentów poza siedzibą firmy, co z pewnością pozwoli to na znaczną oszczędność miejsca i brak konieczności dostosowani pomieszczeń. Znikną więc dziesiątki segregatorów, teczek i koszulek – chociaż, co bardzo ważne, nie oznacza to jednak, że stracimy dostęp do archiwalnych dokumentów. W razie potrzeby archiwum udostępnia je zarówno w formie elektronicznej, jak i w oryginale. Jak więc widać, współpraca z zewnętrznym archiwum to nie tylko oszczędność przestrzeni i czasu, ale i bezpieczne cięcie kosztów działalności firmy.