W maju 2018 na terenie Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, które znane jest pod skrótem „RODO”. Już kilka miesięcy przed tym, jak wprowadzono je w życie, było postrachem nie tylko przedsiębiorców, ale również instytucji publicznych, a nawet osób prywatnych. Temat RODO jest bowiem bardzo obszerny, dla niektórych trudny, ale większość tych, którzy mają styczność z danymi osobowymi, wiedziała jedno: za nieprzestrzeganie rozporządzenia groziły horrendalnie wysokie kary. Wejściem w życie nowych przepisów szczególnie martwili się przedsiębiorcy, którzy na co dzień z danymi osobowymi pracują. Odmieniane przez wszystkie przypadki „RODO” stało się synonimem problemów i kosztownych zmian, które trzeba będzie w firmie wprowadzić. Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w obliczu nowych również uległo zmianie. Jak wygląda to w praktyce? Spieszymy z wyjaśnieniami.

Czym jest RODO i dlaczego namieszało w kontekście przechowywania dokumentów firmowych?

RODO dotyczy przetwarzania danych osobowych właściwie we wszelkich zakresach tej czynności. Wymaga na wszystkich podmiotach publicznych i prywatnych ścisłego stosowania się do zaostrzonych procedur ochrony danych i administrowania nimi. Obowiązek stosowania się do RODO był bardzo istotny zarówno dla firm, jak i dla osób prywatnych. Dla tych pierwszych wyniknęło z tego tytułu mnóstwo obowiązków. Z kolei ci drudzy, otrzymali dzięki temu wiele uprawnień, które umożliwiają ochronę swojej prywatności. Przedsiębiorcy zobowiązani zostali do wykonywania następujących czynności:

• informowanie o wycieku danych osobowych w ciągu 72 godzin od zaistnienia sytuacji;
• tworzenie rejestrów dotyczących tego jakie dane, w jaki sposób oraz w jakim zakresie są przetwarzane;
• posiadanie zgody każdego podmiotu prywatnego, którego dane są przetwarzane.

Konsumenci zyskali uprawnienia do dostępu do swoich danych, możliwości ich przenoszenia, poprawiania, a także usuwania z rejestru firmy. Na przedsiębiorcach spoczął także obowiązek znacznego poszerzenia swojej firmowej dokumentacji, by przepisom stało się zadość. 

Przechowywanie dokumentacji firmowej a RODO. Jak nie popełnić błędów?

Aby sprostać zapisom rozporządzenia, firmy musiały wdrożyć sporo zmian i nowych ustaleń. Wiązało się to nie tylko z ogromną pracą, ale również dodatkowymi kosztami. Złożyło się na nie usprawnienie sprzętu lub zakup nowego, wdrożenie technologii, a także przechowywanie związanych z tym dokumentów. Konieczne okazało się:

• szyfrowanie danych,
• skuteczna ochrona firmowych urządzeń stacjonarnych i mobilnych, 
• nadzór nad uprawnieniami,
• prowadzenie bieżącej dokumentacji z zakresu magazynowania danych osobowych i administrowania nimi,
• bezpieczna wymiana firmowego sprzętu i skuteczne usuwanie danych, które były w nim zawarte.

Przedsiębiorcy mogą dbać o ochronę danych osobowych w przechowywanej dokumentacji samodzielnie. Zapewniać odpowiednie zabezpieczenia i dostosowywać posiadany sprzęt do panujących wymogów. Mogą także podjąć współpracę z zewnętrznym archiwum, które przechowuje dokumenty stosując się do RODO. Biorąc pod uwagę, że za nieprzestrzeganie RODO grożą naprawdę wysokie kary, które w wielu przypadkach mogą oznaczać konieczność zakończenia prowadzenia działalności, warto rozważyć współpracę z profesjonalistami w tej dziedzinie. Archiwum zewnętrzne jest odpowiedzialne za przechowywaną dokumentację, dostarcza niezbędne dokumenty na wezwanie klienta i jest w stanie zapewnić zgodność ze wszystkimi panującymi przepisami. Dla przedsiębiorców dbających o swoje interesy jest to rozwiązanie idealne: powierzając zadanie archiwizacji i przechowywania dokumentów profesjonalistom, dysponujących odpowiednim zapleczem, wiedzą i doświadczeniem mamy pewność, iż niestraszna nam żadna kontrola.