Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Każda firma – a zwłaszcza taka, która zatrudnia pracowników – wytwarza szereg różnego rodzaju dokumentów. Dotyczą one firmowych przychodów i wydatków, spraw związanych z pracownikami, a także kwestii podatkowych i rozliczeń między przedsiębiorstwem a różnymi urzędami. Osoba zarządzająca firmą zobowiązana jest natomiast do tego, by zorganizować odpowiednie przechowywanie tych dokumentów. Pracownik odpowiedzialny za ich archiwizowanie powinien także wiedzieć, jak długo należy je przechowywać i w jaki sposób niszczyć, kiedy ich ważność upłynie. Polskie prawodawstwo w tym zakresie jest dość szczegółowe i nieubłagane, tworząc w ten sposób szereg wymogów, których przestrzegać po prostu trzeba. 

Przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych i podatkowych w firmie. Jak długo powinny pozostać dostępne?

Czas, przez który dokumenty powinny pozostać w firmie, określony jest w przepisach prawa. Informacji na ten temat możemy szukać w ordynacji podatkowej, ustawie o systemie zabezpieczeń społecznych lub kodeksie pracy, w zależności od tego, której z gałęzi działań firmowych dotyczą. Do najważniejszych okresów przechowywania dokumentacji księgowej, kadrowej i podatkowej w każdym przedsiębiorstwie należą:

  • dokumenty podatkowe należy przechowywać przez okres 5 lat. Zobowiązanie podatkowe wygasa po upływie pięciu lat od momentu danej transakcji. Tak długo też należy przechowywać dokumenty księgowe, bo są one ściśle ze sobą powiązane;
  • dokumenty firmowe, które są związane z ZUS, powinno się przechowywać przez 5 lat od momentu przekazania ich do tej instytucji. Zobowiązuje do tego ustawa o systemie zabezpieczeń społecznych;
  • dokumenty kadrowe, związane z zatrudnionymi w firmie pracownikami, muszą być przechowywane przez 50 lat. Zarchiwizowane powinny zostać listy płac i karty wynagrodzeń, a także wszystkie inne dokumenty, na podstawie których możliwe jest obliczenie wysokości emerytury.

W jaki sposób archiwizować dokumenty księgowe, podatkowe i kadrowe?

Zorganizowanie poprawnej archiwizacji dokumentów zawsze leży po stronie firmy. Dbanie o to, by dokumentacja była przejrzysta i dostępna dla organów kontrolujących jest bardzo ważne. Pozwoli uniknąć wysokich kar finansowych, które nakładane są na przedsiębiorców, którzy nie dopilnowali tego obowiązku. W jaki sposób zrobić to dobrze? Warto zacząć od zatrudnienia kompetentnej osoby, która będzie odpowiedzialna za organizację przechowywania dokumentów i prowadzenie firmowego archiwum. Należy również wyodrębnić w firmie przestrzeń, w której taka dokumentacja będzie się znajdować. Im większa ilość pracowników i transakcji, tym więcej będzie sukcesywnie wytwarzanych dokumentów. Od tego należy uzależnić, jak duże pomieszczenie będzie konieczne. 

Nie masz możliwości odpowiedniego przechowywania dokumentacji firmowej? Skorzystaj z archiwum zewnętrznego

Jeśli jednak nie planujemy tworzenia dodatkowego stanowiska o takim charakterze, można przemyśleć współpracę z archiwum zewnętrznym. To firma, która zajmuje się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów i ma ku temu odpowiednie możliwości techniczne i kompetencje. Nie musimy wówczas zatrudniać nowego pracownika ani brać odpowiedzialności za poprawność przechowywania dokumentów. Archiwum zewnętrzne zajmie się zarówno poprawnym prowadzeniem wytwarzanej przez firmę dokumentacji, jak i niszczeniem jej, kiedy upłynie data jej ważności. Na życzenie firmy, archiwum zewnętrzne udostępnia potrzebne w danej chwili dokumenty. Dba także o przestrzeganie przepisów związanych z ochroną danych wrażliwych. To rozwiązanie optymalne, ponieważ pozwala zaoszczędzić pieniądze i zyskać spokój dotyczący przechowywania firmowej dokumentacji. 

Popularne wpisy

Social media

Jakich informacji szukasz?